In het eerste deel van het vierluik “Vergaderen doe je zo” heb ik uitgelegd hoe het bestuur van de VvE een vergadering van eigenaars moet oproepen. Bij het oproepen van de vergadering is het belangrijk ook de agenda en de daarbij behorende vergaderstukken toe te voegen. Denk bijvoorbeeld aan de jaarrekening, de begroting, de meerjarenonderhoudsplanning etc. De agenda, die door het bestuur wordt samengesteld, bestaat uit de jaarlijks terugkerende onderwerpen en uit de door het bestuur en de eigenaars zelf aangedragen punten.
Het komt vaak voor dat agendapunten worden aangedragen nadat de oproep voor een vergadering (met de agenda) is verzonden aan de eigenaars. Ook komt het voor dat punten die zijn aangevoerd, later weer worden ingetrokken. Om te voorkomen dat hierover op een later moment procedures ontstaan, zijn er regels die door het bestuur van de VvE gehanteerd moeten worden. In dit tweede deel van het vierluik “Vergaderen doe je zo” ga ik op deze regels in.
Mag een agendapunt worden toegevoegd nadat de agenda is verzonden?
Elke stemgerechtigde is bevoegd – tot uiterlijk zeven dagen voor de vergadering – het bestuur te verzoeken onderwerpen op de agenda te plaatsen (artikel 50.2 MR 2017). Dit verzoek moet schriftelijk worden ingediend. Vaak worden onderwerpen pas kort voor of zelfs tijdens de vergadering aangedragen. In dat geval mogen die onderwerpen alleen worden behandeld als alle eigenaars – dus ook de eigenaars die niet bij de vergadering aanwezig zijn – daarmee akkoord gaan. Dat is praktisch bijna nooit haalbaar.
De eerdere model splitsingsreglementen uit 1973, 1983, 1992 en 2006 bieden daarvoor meer ruimte. Uit de rechtspraak over dit soort situaties, volgt namelijk dat de vergadering van eigenaars bepaalt of een later aangedragen onderwerp alsnog wordt behandeld. Dit betekent overigens niet dat de vergadering van eigenaars altijd maar kan besluiten dat een onderwerp alsnog mag worden behandeld. Dit hangt af van de strekking en de omvang van het onderwerp. Daarbij is mede van belang of voor het onderwerp een gedegen voorbereiding is vereist. Wat ook meetelt is of het onderwerp over een eigenaar gaat die niet bij de vergadering aanwezig is. Als de vergadering in dit soort gevallen toch besluit om het onderwerp ‘last-minute’ op de agenda te plaatsen, dan bestaat de kans dat de rechter het besluit vernietigt als een eigenaar daarom verzoekt.
Het bestuur zal een verzoek van een eigenaar om een agendapunt aan de agenda toe te voegen dus altijd moeten opvolgen. Dit geldt ook voor onderwerpen waarover al eerder is besloten. Het is altijd aan de vergadering om te besluiten of een dergelijk onderwerp (opnieuw) op de agenda komt en besproken wordt.
Mag het bestuur of de vergadering van eigenaars agendapunten intrekken?
Zowel het bestuur als de vergadering van eigenaars mogen agendapunten intrekken. Wie daartoe bevoegd is hangt af van het moment waarop dit gebeurt. Zo is het bestuur bevoegd agendapunten te wijzigen voordat de oproepingstermijn is verstreken. Het bestuur kan dan namelijk nog een nieuwe oproeping met aangepaste agenda verzenden binnen de oproepingstermijn. In de periode na het verstrijken van de oproepingstermijn tot aan de vergadering is het bestuur bevoegd agendapunten in te trekken. Zodra de vergadering is geopend, dient het bestuur het intrekken van een agendapunt aan de vergadering van eigenaars voor te leggen, zodat de vergadering van eigenaars daarover vervolgens kan besluiten.
Als het initiatief tot het intrekken van een agendapunt niet bij het bestuur ligt maar bij de eigenaar die het betreffende agendapunt heeft ingediend, dan moet de VvE die wens respecteren en dient het agendapunt zonder besluitvorming door de vergadering van eigenaars te worden ingetrokken.
Wilt u als VvE-beheerder, VvE of appartementseigenaar meer weten over het wel of niet behandelen van nagekomen onderwerpen of het intrekken van besluiten? Neemt u dan contact met mij op!
Lees hier het eerste deel (Oproepen van de vergadering van eigenaars: waar moet de VvE rekening mee houden?) uit het vierluik "Vergaderen doe je zo".
In het vierluik “Vergaderen doe je zo” bespreekt appartementsrechtspecialist Paul Bekkers de do’s and don’ts van vergaderen binnen een VvE. Veel problemen ontstaan doordat VvE’s niet altijd op de hoogte zijn van de regels. Zo kan het niet tijdig oproepen van de vergadering van eigenaars of het last minute toevoegen van onderwerpen aan een agenda al leiden tot vernietiging van besluiten. Wilt u als VvE dit soort problemen voorkomen? Volg dan het vierluik “Vergaderen doe je zo”.
