In het derde deel van het vierluik “Vergaderen doe je zo” bespreek ik aan welke eisen de notulen van de vergadering van eigenaars van de VvE moet voldoen. Er ontstaat namelijk regelmatig discussie over de wijze waarop de besproken onderwerpen zijn beschreven in de notulen. Daarnaast is vaak onduidelijk vanaf welk moment de notulen definitief zijn en of notulen kunnen worden vernietigd als daarin onjuistheden staan vermeld.
De notulen dienen een samenvatting te zijn van de onderwerpen die tijdens de vergadering van eigenaars zijn besproken en waarover besluiten zijn genomen. De notulen worden doorgaans opgesteld door het bestuur of de professionele VvE-beheerder.
De notulen dienen te worden ondertekend door de voorzitter van de vergadering en het bestuur (artikel 50.4 MR 2017). Bij meerdere bestuurders zal (in beginsel) ondertekening door één van de bestuurders volstaan. Als de voorzitter afwezig is tijdens de vergadering, dan zal degene die zijn plaats heeft ingenomen de notulen moeten ondertekenen. Als de notulen niet worden ondertekend, dan heeft dat niet direct gevolgen. Zowel de rechtbank Amsterdam als het gerechtshof Amsterdam hebben geoordeeld dat als een eigenaar niet in zijn belang is geschaad, het ontbreken van handtekeningen op de notulen geen gevolgen heeft. Dit kan uiteraard anders zijn wanneer de notulen moeten dienen als bewijs. Bijvoorbeeld als de VvE moet bewijzen dat de vergadering van eigenaars een (proces)besluit heeft genomen om een procedure tegen een aannemer te starten.
De notulen moeten binnen 14 dagen na de vergadering aan de leden worden verzonden. Het gaat dan nog om concept notulen. De goedkeuring van de notulen vindt plaats tijdens de eerstvolgende vergadering, waarna de notulen definitief zijn. Overigens kunnen de concept notulen ook worden goedgekeurd tijdens dezelfde vergadering, maar in de praktijk wordt daarvan zelden gebruik gemaakt. Het kost immers tijd om concept notulen zorgvuldig op te stellen.
Het is goed om te weten dat een besluit tot het vaststellen van de notulen geen besluit is dat vernietigd kan worden (artikel 5:130 BW). In de rechtspraak is geoordeeld dat het vaststellen van de notulen weliswaar een besluit van de vergadering van eigenaars is, maar geen rechtsgevolg heeft. Als de vergadering van eigenaars instemt met de notulen, dan wil dat alleen zeggen dat hetgeen is besproken tijdens de vorige vergadering, juist is weergegeven in de notulen.
Het zo spoedig mogelijk verzenden van de concept notulen is ook van belang in verband met de termijn van één maand die geldt voor het vernietigen van besluiten. Ook al is er nog sprake van concept notulen, de besluitvorming heeft dan al wel gewoon plaatsgevonden tijdens de vergadering van eigenaars. Hoe u besluiten kunt vernietigen leest u in het vierde deel van het vierluik “Vergaderen doe je zo”.
Wilt u als VvE-beheerder, VvE of appartementseigenaar meer weten over de eisen die worden gesteld aan notulen? Neemt u dan contact met mij op!
Lees hier het eerste deel: "Oproepen van de vergadering van eigenaars: waar moet de VvE rekening mee houden?"
Lees hier het tweede deel: " Mag het bestuur van de VvE onderwerpen op de agenda toevoegen of intrekken?"
In het vierluik “Vergaderen doe je zo” bespreekt appartementsrechtspecialist Paul Bekkers de do’s and don’ts van vergaderen binnen een VvE. Veel problemen ontstaan doordat VvE’s niet altijd op de hoogte zijn van de regels. Zo kan het niet tijdig oproepen van de vergadering van eigenaars of het last minute toevoegen van onderwerpen aan een agenda al leiden tot vernietiging van besluiten. Wilt u als VvE dit soort problemen voorkomen? Volg dan het vierluik “Vergaderen doe je zo”.