Door het coronavirus zijn veel werknemers vanaf maart plotseling thuis gaan werken. Een zeer uitzonderlijke situatie, die zowel voor u als uw werknemers niet altijd wenselijk is. Om die reden hebben veel werkgevers de werkplekken ‘coronaproof’ gemaakt door deze aan te passen aan de ‘1,5 meter maatschappij’. Hierdoor zijn steeds meer werknemers weer op hun normale werkplek gaan werken. Maar is dit wel wenselijk nu een tweede coronagolf onvermijdelijk lijkt? Het kabinet vindt van niet en heeft op 28 september 2020 herhaald dat thuiswerken de norm is en blijft, tenzij dat echt niet anders kan. Daarbij komt dat als er in de werksituatie toch een besmetting plaatsvindt, de werklocatie veertien dagen gesloten kan worden. Thuiswerken lijkt daarmee – in ieder geval voor de komende drie weken – meer regel dan uitzondering te worden. Er komen waarschijnlijk veel vragen op u af: Hebben werknemers een recht op thuiswerken door dit advies? Wat moet ik vastleggen over thuiswerken? Hoe zit het met de Arbeidsomstandighedenwet (hierna: Arbowet)? Hoe ver rijkt mijn verantwoordelijk/aansprakelijkheid als werkgever? In onderstaand artikel geef ik antwoord op deze vragen.
Hebben mijn werknemers een recht op thuiswerken?
Als gevolg van de coronacrisis zijn D66 en GroenLinks voornemens een initiatiefwetsvoorstel in te dienen waarin het recht op thuiswerken is opgenomen. Tot op heden bestaat een dergelijk recht namelijk nog niet. In de Wet Flexibel Werken staat wel de mogelijkheid om een verzoek in te dienen om thuis te werken, maar de werkgever mag dit verzoek weigeren. De maatregel dat thuiswerken de norm is, is geen verplichting. Dit is slechts een (zij het nadrukkelijk) advies. Volgens de rechtbank Gelderland kunnen werknemers aan dit advies dan ook geen recht op thuiswerken ontlenen.
U mag dus nog steeds besluiten dat thuiswerken niet tot de mogelijkheden behoort. Let daarbij wel op dat u – als werkgever – de verantwoordelijkheid heeft om de werksituatie veilig en gezond te houden. U zal dus een belangenafweging moeten maken. Daarbij is van belang dat de lat om thuiswerken te weigeren hoger wordt gelegd door het nadrukkelijke advies van het kabinet. In uw afweging zal u ook mee moeten nemen dat in geval van een besmetting van een van uw werknemers, uw onderneming voor veertien dagen gesloten kan worden.
TIP!
Besluit u dat uw werknemers vanuit huis mogen/moeten werken, dan is het verstandig om een thuiswerkovereenkomst met deze werknemers te sluiten. Dit is een aanvulling op de arbeidsovereenkomst waarin individuele of algemene afspraken worden gemaakt met betrekking tot thuiswerken. Hier kan onder andere in worden opgenomen dat slechts sprake is van een tijdelijke situatie. Belangrijk dus voor zowel u als uw werknemers. Juist in deze tijd is het belangrijk om elkaar te helpen. Daarom hebben wij een model thuiswerkovereenkomst voor u opgesteld die u kosteloos kunt opvragen. Interesse? Neem dan contact met mij op via 06- 166 696 45 of stuur een e-mail naar hof@bierman.nl.
Wat zijn mijn verantwoordelijkheden in het licht van de Arbowet?
Op 17 maart 2020 hebben wij u al geïnformeerd over uw verplichting omtrent een gezonde en veilige werkplek. Deze verplichting geldt uiteraard op de werkplek, maar ook op de thuiswerkplek. De Arbowet stelt veel voorwaarden aan een veilige werkplek. Denk hierbij aan ergonomische eisen, pauzes, maar ook aan brandgevaar. Uiteraard kunt u in geval van thuiswerken niet aan al deze vereisten voldoen, vandaar dat in geval van thuiswerken een lichter Arbo-regime geldt. Wat houdt dit lichtere Arbo-regime in? In geval van thuiswerken dient u – als werkgever – te zorgen voor een ergonomisch ingerichte werkplek en de psychosociale belasting te beperken.
Ergonomisch ingerichte werkplek
U moet ervoor zorgen dat uw werknemer zijn of haar werkzaamheden kan verrichten op een ergonomisch ingerichte werkplek. Dit betekent dat de ergonomische eisen ten aanzien van het bureau, de stoel, de computerapparatuur (beeldscherm, laptop, toetsenbord en muis) de verlichting etc. ook gelden in de thuissituatie. Voldoet de thuiswerplek niet aan deze vereisten, dan dient u te zorgen voor de juiste middelen. Uw zorgplicht eindigt niet bij het leveren van de juiste middelen. U zal uw werknemers ook instructies moet geven over de juiste (zit/werk)houding. Let hierbij op dat hoe langer deze uitzonderlijke coronasituatie voortduurt, er steeds meer van u verwacht wordt.
Het is verstandig een beleid te ontwikkelen over hoe u ervoor gaat zorgen dat uw werknemers thuis een ergonomisch ingerichte werkplek hebben. Dit beleid kan op verschillende manieren worden vormgegeven. Als u zo min mogelijk inspanning wenst te verrichten, kunt u alle werknemers een brief sturen waarin staat dat u ervan uitgaat dat sprake is van een ergonomisch ingerichte werkplek en wanneer dat niet het geval is, u dit graag verneemt. Indien u een grotere invulling wenst te geven aan uw zorgplicht, kunt u ervoor kiezen om alle werknemers proactief (aan de hand van een checklist) te vragen of er in de thuissituatie sprake is van een ergonomisch ingerichte werkplek. U kunt uw zorgplicht nog serieuzer vormgeven door zelfs bewijs te vragen van de ergonomisch ingerichte werkplek in de vorm van foto’s of een bezoek.
Beperken psychosociale belasting
Naast de werkplek is de psychosociale belasting van uw werknemers ook een onderdeel waar u rekening mee moet houden. Door het thuiswerken kunnen werknemers in een isolatie terechtkomen (geen contact meer met collega’s) of de balans tussen werk en privé verliezen. Indien u geen maatregelen tegen dit soort effecten neemt, kan de werknemer werkstress ervaren wat mogelijk kan leiden tot ziekteverzuim.
Maak om die reden afspraken over het nemen van pauzes en houd contact met uw werknemers. Door contact te houden met uw werknemers, houdt u de vinger aan de pols en kunt u direct bijsturen indien u merkt dat de psychosociale belasting te zwaar wordt. Daarnaast kunt u (om isolatie te voorkomen) door middel van Skype of Zoom bijeenkomsten houden waarin collega’s elkaar bij kunnen praten. Naast een serieuze online meeting kunt u ook denken aan een online vrijdagmiddagborrel of een quiz.
Voor meer tips voor een gezonde en veilige werkplek verwijs ik u naar ons artikel van 30 maart 2020: Thuiswerken: tips voor werkgevers.
Gevolgen niet naleven Arbowet werkgever
Indien u de verplichtingen uit de Arbowet voor thuiswerken niet naleeft (en dus niet aan uw zorgplicht heeft voldaan) en de werknemer als gevolg hiervan schade lijdt, kunt u hiervoor aansprakelijk worden gehouden. Het is dus van belang om uw zorgplicht bij thuiswerken serieus te nemen.
U kunt vormgeven aan uw zorgplicht door te informeren naar een veilige en gezonde werkplek, een veilige en gezonde werkplek mogelijk te maken en werknemers herhaaldelijk instructies te geven. Uiteraard bestaat de mogelijkheid om ook te controleren of er daadwerkelijk sprake is van een veilige en gezonde werkplek. Dit zal in deze coronatijden niet eenvoudig zijn, eventueel kunt u vragen om foto’s.
Naast de aansprakelijkheid voor schade bij werknemers kan het niet naleven van de Arbowet ook andere gevolgen hebben. Zo kan de Inspectie SZW, na een controle van de thuiswerkplekken, een boete aan u opleggen.
Conclusie
Nu de coronacrisis langer voortduurt en werknemers weer meer thuis zullen gaan werken, is het belangrijk om een thuiswerkbeleid met bijbehorende thuiswerkovereenkomsten te ontwikkelen. Zorg ervoor dat u uw zorgplichten serieus neemt en de werknemers op een veilige en gezonde werkplek werken.
Heeft u nog vragen over thuiswerken of wenst u kosteloos de model thuiswerkovereenkomst te ontvangen? Neem dan contact met ons op.
