In het zesde artikel van de leren reorganiseren-reeks is uitgebreid stilgestaan bij de vraag welke werknemers bij een reorganisatie voor ontslag in aanmerking komen. Hierin werd ook (kort) besproken dat u hiervoor onder andere dient vast te stellen welke functies met elkaar uitwisselbaar zijn om zo het afspiegelingsbeginsel goed toe te kunnen passen. In dit artikel ga ik nader in op de vraag wat onder uitwisselbare functies wordt verstaan en hoe dit wordt bepaald.
Ontslagregeling
Het begrip ‘uitwisselbare functie’ is gedefinieerd in artikel 13 van de Ontslagregeling. Kort gezegd zijn functies uitwisselbaar indien zij in onderlinge samenhang, naar functie-inhoud, vereiste kennis, vaardigheden en competenties, en de tijdelijke of structurele aard vergelijkbaar en naar niveau en beloning gelijkwaardig zijn. Daarnaast is ook nog eens vereist dat de functies naar beide kanten toe uitwisselbaar moeten zijn. Bovenstaande criteria dienen als leidraad voor de bepaling van de uitwisselbaarheid, maar in de praktijk blijkt het nog steeds lastig om vast te stellen of functies daadwerkelijk uitwisselbaar zijn. U kunt van de volgende drie regels uitgaan:
Functiebeschrijving
Het uitgangspunt voor de uitwisselbaarheid van de functies is de functiebeschrijving. Het UWV zal daarom de functiebeschrijving van twee mogelijk uitwisselbare functies naast elkaar leggen en de overeenkomsten bekijken. Voor de onderbouwing van de uitwisselbaarheid dient de werkgever naast de functiebeschrijving ook inzicht te geven in het functiegebouw om zo de relaties tussen de verschillende functies inzichtelijk te maken.
Feitelijke uitvoering
In de praktijk blijkt een functiebeschrijving vaak te ontbreken of niet meer overeen te komen met de feitelijke uitvoering van de functies. Hoe dient de uitwisselbaarheid in dat geval dan vastgesteld te worden? In dat geval zal het UWV kijken naar de feitelijke uitvoering van de functie. Het is aan de werkgever om duidelijkheid te geven over de feitelijke (en mogelijk afwijkende) situatie.
Functies versus individuele werknemer
Het is belangrijk om de functies en de individuele werknemer van elkaar los te koppelen. Dat een werknemer mogelijk de competenties heeft om een andere functie uit te voeren, maakt een functie nog niet uitwisselbaar. Deze competenties kunnen wel een rol spelen bij de vraag of de medewerker herplaatst kan worden (). De toets van de uitwisselbaarheid is dus objectief en gerelateerd aan de functie en niet aan de specifieke kwaliteiten van de werknemer.
Overdrachtsperiode?
Tot 1 juli 2015 was nog een extra criterium opgenomen bij de beoordeling van de uitwisselbaarheid, namelijk de overdrachtsperiode. Deze periode betreft de zogenaamde “inwerktijd” van de werknemer. Was deze relatief lang, dan oordeelde het UWV al snel dat er geen sprake was van een uitwisselbare functie. Met de invoering van de Ontslagregeling is dit begrip niet meer teruggekomen, maar in de praktijk is onduidelijk of er nog rekening gehouden moet worden met een overdrachtsperiode. De rechtspraak is hierover verdeeld, waardoor een langere inwerkperiode vooralsnog gebruikt kan worden als argument dat functies niet met elkaar uitwisselbaar zijn.
Rechtspraak versus Ontslagregeling
Uit de rechtspraak blijkt dat een rechter zich bij een beoordeling vaak niet beperkt tot de criteria uit artikel 13 van de Ontslagregeling, maar ook de overige omstandigheden meeweegt. Ook de overdrachtsperiode wordt in deze beoordeling vaak meegenomen. Wat we ook zien, is dat een rechter de neiging heeft snel aansluiting te zoeken bij de feitelijke uitvoering van de functie in plaats van zich te focussen op de functiebeschrijving. De rechtspraak biedt dan ook ruimte om wat creatiever om te gaan met de criteria uit de Ontslagregeling. Het is echter wel belangrijk om te beseffen dat de eerste beoordeling door het UWV zal worden gedaan en het UWV minder snel geneigd is de grenzen van de wetgeving op te zoeken.
Conclusie
Voor het vaststellen van de uitwisselbaarheid van functies wordt gekeken naar de objectieve criteria die bij de functie horen. De kwaliteiten van de werknemer worden hierbij buiten beschouwing gelaten. Leidend voor de vaststelling of een functie uitwisselbaar is, is de functiebeschrijving en het functiegebouw. Pas als deze documentatie niet aanwezig is, zal de worden gekeken naar de feitelijke uitvoering van de functies. U dient als werkgever dan te onderbouwen in welk opzicht de functies juist wel of niet uitwisselbaar zijn.
Tip
Houd er rekening mee dat een UWV-ontslagprocedure doorgaans bestaat uit de ontslagaanvraag en aan beide kanten nog één schriftelijke ronde. Het is daarom van groot belang om de aanlevering van de ontslagaanvraag zo concreet (en compleet) mogelijk aan te leveren bij het UWV en met een goede onderbouwing te komen waarom functies juist wel of juist niet uitwisselbaar zijn. Een juiste onderbouwing kan namelijk net het verschil maken tussen het wel of niet toewijzen van een ontslagaanvraag. Hulp nodig bij het inzichtelijk maken van de uitwisselbare functies? Neem dan gerust contact met Jaleesa van den Hof op.
Artikelenreeks 'Leren reorganiseren'
Op donderdag 29 oktober 2020 zal het tiende artikel in de ‘Leren organiseren’-reeks verschijnen. In dit artikel staan wij stil bij het afspiegelingsbeginsel.
