Om besluiten te kunnen nemen tijdens een vergadering van eigenaars, zal eerst een oproeping van de vergadering van eigenaars moeten plaatsen. Aan deze oproep worden eisen gesteld. Wordt niet aan deze eisen voldaan, dan kan dit leiden tot vernietiging van een besluit. In het eerste deel van het vierluik “Vergaderen doe je zo” vertel ik aan welke eisen het oproepen van een vergadering van eigenaars moet voldoen en leg ik uit waar de VvE op dient te letten. Hierbij ga ik uit van het modelsplitsingsreglement van de Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie (KNB) van 2017 (hierna: ‘MR 2017’) waarin de regels voor oproepen in artikel 50 zijn opgenomen.
De oproeping voor de vergadering van eigenaars vindt schriftelijk plaats met een termijn van tenminste vijftien dagen. De dag van oproeping en de dag van vergadering worden hierbij niet meegerekend. De termijn gaat in vanaf de dag na verzending, ongeacht of de oproeping dan ook is ontvangen. Dit betekent dat wordt uitgegaan van de verzendtheorie en niet van de ontvangsttheorie. Vanaf de dag van oproeping dienen dus minstens 17 dagen te zijn verstreken.
Het is verstandig om de termijn ruim genoeg aan te houden. Een te korte termijn kan er namelijk toe leiden dat de besluiten die tijdens de vergadering van eigenaars worden genomen vernietigbaar zijn, omdat er een gebrek is in de totstandkoming van de besluiten. Uit de rechtspraak volgt dat in zo’n situatie de besluiten niet zomaar vernietigd kunnen worden. De eigenaar die vernietiging verzoekt, moet een redelijk (eigen) belang hebben. Dit zal dus per situatie zorgvuldig moeten worden afgewogen.
Daarnaast dient de vergadering plaats te vinden in de nabijheid van het gebouw van de VvE. Dat kan de gemeente zijn waar het gebouw is gelegen, maar mag ook een gemeente in de nabijheid zijn. De eigenaars moeten in elk geval gemakkelijk de vergadering kunnen bijwonen.
Ook bij VvE’s vindt de digitalisering plaats. In de praktijk komt het daarom steeds vaker voor dat de oproeping digitaal wordt verzonden en dat zelfs de hele vergadering van eigenaars digitaal plaatsvindt. In MR 2017 is hiervoor dan ook een regeling opgenomen. Hierin is bepaald dat het bericht moet worden verzonden aan het e-mailadres dat door de eigenaar is opgegeven. Daarnaast is het zaak dat de eigenaar heeft ingestemd met deze wijze van verzending en moet – logischerwijs – het bericht leesbaar en reproduceerbaar zijn.
Hoewel in de oudere modelreglementen een dergelijke regeling niet is opgenomen, heeft de Tijdelijke Wet Covid-19 Justitie & Veiligheid dit mogelijk gemaakt. De Tijdelijke Wet stelt uiteraard eisen aan dit digitaal vergaderen, zoals wat in de uitnodiging moet worden vermeld, de wijze waarop de vergadering gevolgd kan worden, hoe gestemd kan worden en op welke wijze vragen moeten worden gesteld en beantwoord.
Wilt u als VvE-beheerder, VvE of appartementseigenaar meer weten over (de gevolgen van het niet naleven van) de regels voor het oproepen van de vergadering van eigenaars of bent u benieuwd naar de eisen voor digitaal vergaderen? Neemt u dan contact met mij op!
In het vierluik “Vergaderen doe je zo” bespreekt appartementsrechtspecialist Paul Bekkers de do’s and don’ts van vergaderen binnen een VvE. Veel problemen ontstaan doordat VvE’s niet altijd op de hoogte zijn van de regels. Zo kan het niet tijdig oproepen van de vergadering van eigenaars of het last minute toevoegen van onderwerpen aan een agenda al leiden tot vernietiging van besluiten. Wilt u als VvE dit soort problemen voorkomen? Volg dan het vierluik “Vergaderen doe je zo”.