Digitalisering heeft de laatste jaren een enorme toevlucht genomen. Met één druk op de knop is de hele wereld bereikbaar. Het maakt ons leven een stuk eenvoudiger, maar anderzijds ook complexer. De praktische uitvoering is voor veel mensen geen obstakel (meer), maar onduidelijkheid over de regels lijken de praktijk wel te belemmeren. Dit geldt ook voor de digitalisering bij VvE’s. De behoefte aan digitaal vergaderen is door de komst van Covid19 nog veel groter geworden. De Tijdelijke wet COVID-19 Justitie en Veiligheid (hierna: ‘Tijdelijke wet COVID-19’) zorgde ervoor dat de discussie over het wel of niet digitaal mogen vergaderen binnen de VvE, jarenlang niet meer relevant was. Helaas voor VvE’s is de Tijdelijke wet COVID-19 per 1 februari 2023 grotendeels niet meer van toepassing waardoor VvE’s geen gebruik meer kunnen maken van die wet.
Inmiddels ligt er wel een wetsvoorstel voor de Wet Digitale Algemene Vergadering Privaatrechtelijke Rechtspersonen, waarin volledig hybride vergaderen voor onder meer VvE’s mogelijk wordt gemaakt. Deze wet is nog niet van kracht, dus in de tussentijd is de discussie die al vóór Coivid-19 werd gevoerd over het (deels) digitaal vergaderen bij de VvE, weer volledig actueel.
De regels voor het vergaderen binnen een VvE, zijn opgenomen in de statuten van de desbetreffende VvE die onderdeel uitmaken van het splitsingsreglement. Het splitsingsreglement is op haar beurt weer onderdeel van de splitsingsakte. In de splitsingsakte is onder meer bepaald:
Al deze onderdelen kunnen in de praktijk ook digitaal worden uitgevoerd, maar het is de vraag of de wet en de splitsingsakte dit toestaan. Hierbij merk ik op dat het model splitsingsreglement 2017 regels bevat voor het deels digitaal vergaderen. De eerdere model splitsingsreglementen bevatten die regels niet. Dit artikel is dan ook vooral relevant voor VvE’s met een model splitsingsreglement van vóór 2017.
De Nederlandse wetgever heeft bij de invoering van de regels voor digitaal vergaderen voor ‘gewone’ verenigingen (Nederlandse Boek 2), opgemerkt dat het niet nodig is om die regels ook op VvE’s van toepassing te verklaren, omdat die verenigingen zonder meer kunnen regelen dat er digitaal wordt vergaderd. De wetgever vond het op dat moment dus niet nodig om voor VvE’s een aparte regeling voor digitaal vergaderen op te nemen.
Voor zover bekend is er één uitspraak over digitaal vergaderen bij een VvE. Dit is een uitspraak van de Nederlandse rechter, rechtbank Oost-Brabant 24 augustus 2017. In die kwestie nam de vergadering van eigenaars een besluit om de akte te wijzigen met vier/vijfde meerderheid van de stemmen. Voorafgaand aan die vergadering werd de mogelijk geboden om elektronisch te stemmen. Enkele leden hebben daarvan gebruik gemaakt. Een andere eigenaar verzocht daarna vernietiging van dat besluit, omdat volgens deze eigenaar nergens in de statuten of het splitsingsreglement is bepaald dat elektronisch stemmen mogelijk is. Daarnaast zou de elektronische stemprocedure in strijd zijn met de regels die gelden voor bij volmacht stemmen.
De rechter sluit aan bij de overweging van de Nederlandse wetgever, zoals hiervoor al toegelicht. De wetgever heeft het niet nodig gevonden de regels voor digitaal vergaderen bij gewone verenigingen, ook van toepassing te verklaren op VvE’s. De VvE’s kunnen dit zelf regelen en hiervoor hoeft de splitsingsakte niet te worden gewijzigd. Daarbij hecht de rechter ook grote waarde aan het feit dat in die kwestie de elektronische stemprocedure met de nodige waarborgen is omkleed en de wijze van stemmen in wezen niet verschilt van bij volmacht stemmen. De rechter laat het genomen besluit dus in stand.
Met deze uitspraak lijkt het er dus op dat de wetgever digitaal vergaderen mogelijk acht bij VvE’s. De rechter heeft de elektronische stemprocedure - in dit specifieke geval – goedgekeurd. Helaas zijn er tot op heden nog geen andere uitspraken bekend over het digitaal vergaderen bij VvE’s.
Allereerst is van belang dat de presentielijst vóór aanvang van de vergadering moet worden ondertekend, waarvoor fysieke aanwezigheid is vereist. Uit de presentielijst blijkt namelijk het aantal aanwezigen ter vergadering. Het aantal aanwezigen is weer van belang voor het vaststellen van het quorum. Het quorum bepaalt hoeveel eigenaars aanwezig moeten zijn om tijdens de vergadering een bepaald besluit te mogen nemen. Het is de vraag of dit bij digitaal vergaderen tot problemen leidt. Hoewel het aanleggen van een presentielijst is bepaald in de modelreglementen, is dit niet verplicht op basis van de wet. Het ontbreken van een presentielijst levert dus geen nietigheid van besluiten op. Ook van vernietiging van besluiten is in beginsel geen sprake. Het aantal aanwezigen dat voor belang is van het quorum kan ook op andere manieren worden vastgesteld. Bijvoorbeeld door verklaringen van het bestuur en/of van de notulist en/of de leden van de VvE, door een digitale registratie van de aanwezigen bij de fysieke vergadering of bij de digitale vergadering van degenen die zich digitaal hebben gemeld.
Dit betekent dat elektronisch stemmen en het op afstand aanwezig zijn bij een digitale vergadering niet zou moeten verhinderen dat de stemmen van die eigenaars niet mee zouden tellen voor het quorum. Het wordt lastiger als een eigenaar voorafgaand aan de vergadering zijn stemmen elektronisch uitbrengt en niet fysiek of digitaal aanwezig is bij de vergadering. In dat geval is de eigenaar niet aanwezig en zou zijn stem niet mogen meetellen voor het quorum. Anderzijds, als het uitbrengen van een elektronische stem vergelijkbaar is met bij volmacht stemmen – aldus de rechter – dan zou de stem wel mogen meetellen voor het quorum. De toekomst zal moeten uitwijzen hoe rechters hier tegenaan kijken.
Het is van belang niet uit het oog te verliezen dat een fysieke vergadering het uitgangspunt is. Hetgeen ik hiervoor heb beschreven is gericht op de elektronische stemprocedure en de digitale aanwezigheid bij vergaderingen. De betrokkenheid van de eigenaars bij de VvE kan aanzienlijk worden vergroot, als eigenaars minder obstakels ervaren om hun stem uit brengen.
De vergadering dient dus altijd op een fysieke plek te worden gehouden, waarbij in elk geval (een deel van) het bestuur en de voorzitter van de vergadering fysiek aanwezig zijn. De eigenaars die dat willen, moeten ook de mogelijkheid hebben om de vergadering fysiek bij te wonen. Daarnaast kan de mogelijkheid worden gecreëerd voor eigenaars om elektronisch te stemmen en de vergadering op afstand bij te wonen.
Als de VvE voornemens is om (deels) digitaal vergaderen mogelijk te maken, dan zal zij daarover eerst moeten besluiten tijdens een fysieke vergadering. Uit dat besluit zal dan moet blijken op welke wijze de VvE digitaal vergaderen mogelijk maakt. Daarbij zullen de nodige waarborgen in acht moeten worden genomen. Mogelijk kan de VvE daarvoor aansluiting zoeken bij de Tijdelijke wet COVID-19. Met die regels zijn immers de nodige waarborgen gecreëerd om digitaal te vergaderen binnen een VvE.
Het lijkt er dus op dat VvE’s digitaal zouden kunnen vergaderen, mits de VvE de hiervoor beschreven minimale eisen in acht neemt. Dit neemt niet weg dat altijd de splitsingsakte van de betreffende VvE erop moet worden nageslagen, of daarin geen andere belemmeringen zijn opgenomen voor digitaal vergaderen.
Daarnaast dienen uiteraard de digitale voorzieningen bij de VvE zodanig te zijn ingericht, dat in de praktijk ook daadwerkelijk kan worden voldaan aan de regels voor digitaal vergaderen.
Tip!
Uiteraard is het bij nieuwe splitsingsaktes altijd mogelijk om regels voor (deels) digitaal vergaderen op te nemen. Wilt u als vastgoedeigenaar hierover advies? Neemt u dan contact met mij op.