Iedere in- of verkoper heeft het weleens meegemaakt: na een lang onderhandelingstraject staan eindelijk de handtekeningen onder het contract en lijken beide partijen tevreden met de bereikte overeenstemming. Kort daarna valt echter op dat er iets niet in de haak is. Zeker in de MKB-praktijk, waarin grote aantallen kleinere contracten worden gesloten, is het opletten geblazen. Contracteren is maatwerk, maar daar is in de praktijk helaas niet altijd ruimte voor. Daarom geef ik in deze blog 5 tips om veelvoorkomende misstappen voor te zijn.
Regelmatig zien wij dat contracten getekend worden door een medewerker die voor of namens de vennootschap optreedt en niet door bijvoorbeeld de directie van de vennootschap. In veel gevallen hoeft dit niet tot problemen te leiden omdat de medewerker hiertoe wel bevoegd is of de ondertekening bevestigd kan worden door degene die wel tot ondertekening bevoegd is. Mocht de medewerker helemaal niet bevoegd zijn geweest om te ondertekenen, dan rijst de vraag wie er dan wel aan het contract is gebonden. Om een dergelijke vraag te voorkomen, adviseren wij altijd vooraf te raadplegen welke personen van de vennootschap bevoegd zijn contracten met derden te sluiten.
Voor partijen is niet altijd duidelijk wanneer er overeenstemming is bereikt en wanneer het contract ook daadwerkelijk tot stand is gekomen. Is dat op het moment dat over de hoofdzaken geen discussie meer bestaat of is dat op het moment dat de directie de handtekening onder het contract zet? Dit laatste wordt (helaas) vaak gedacht, maar is niet altijd juist. Geef daarom tijdens de onderhandelingen aan dat het contract pas geldt na ondertekening door bijvoorbeeld de directie en neem dit ook op in de conceptversies van het contract. Hierdoor wordt onduidelijkheid over wanneer het contract tot stand is gekomen grotendeels weggenomen.
Laat een andere vennootschap van de groep het contract niet zomaar ‘meetekenen’. Dit geldt ook voor personen in privé. Wanneer wordt meegetekend moet duidelijk zijn voor welke verplichtingen (en rechten) dit geldt en wat de gevolgen zijn. Zeker als men spreekt over ‘borg’ en ‘garant staan’, welke beide in een contract overigens een totaal verschillende betekenis hebben.
Het kan een heel gepuzzel worden om uit te vinden welke algemene voorwaarden op een contract van toepassing zijn. Zijn het nu de inkoopvoorwaarden van de klant of de verkoopvoorwaarden van de verkoper? De wet geeft handvatten om eventuele discussie hierover te beslechten, maar dan moet vaak ver terug worden gezocht naar het ontstaansmoment van de relatie of de onderhandelingen. Beter is om in het contract op te nemen welke algemene voorwaarden van toepassing zijn, deze bij te sluiten als bijlage en aan te geven dat de algemene voorwaarden van de wederpartij niet van toepassing zijn.
Als laatste bepaling in een contract zien wij vaak afspraken over het recht dat van toepassing is op het contract en naar welke rechter partijen moeten in geval van een conflict. Doordat deze bepaling op het einde staat, wordt hier vaak snel overheen gelezen. Kies voor consistentie (Nederlands recht en rechtbank in het eigen arrondissement) en laat u hierin niet beïnvloeden door de taal waarin het contract is geschreven. Dat scheelt onduidelijkheid en reistijd…
De komende periode zult u meer blogs van ons voorbij zien komen over contracteren in de praktijk. Heeft u momenteel of tussentijds al vragen, neem dan gerust contact met ons op!